OPTIMISATION DE LA GESTION DE STOCK DE MEDICAMENTS D'UNE PHARMACIE

1. Sujet

L'étude proposée concerne l'optimisation du stock de médicament d'une pharmacie.

L'objectif du travail consiste à étudier et à optimiser les commandes et les stocks de médicaments d'une pharmacie afin de réduire les pertes dues aux ruptures de stocks et gâchis liés à la péremption des médicaments.

2. Position du problème

Plusieurs paramètres font que le stock de médicament doit impérativement être optimisé. En effet le pharmacien doit être précis et rigoureux lors de la formation de son stock. Voici une liste non exhaustive des problèmes rencontrés par une pharmacie via une erreur de gestion du stock de médicament.

• si le pharmacien est en rupture de stock (pas assez d'un médicament en rayon), il ne peut plus fournir le client, ce qui représente un manque à gagner financier en plus du risque potentiel pour le client.

• l'argent investi pour acheter les médicaments n'est pas récupéré dans l'immédiat si le pharmacien possède un trop grand stock.

• Un stock trop important d'un médicament peut entraîner un gâchis (financier) car les médicaments sont une denrée périssable.

• Un trop gros stock de médicament demande plus de place pour le stockage.

• Des commandes trop répétées diminuent les marges de réduction offertes par le grossiste.

Ces diverses raisons montrent bien l'importance de la problématique de l'optimisation des stocks de médicament dans une pharmacie.

3. Données initiales du problème

(a) Les données des stocks

La pharmacie étudiée travaille avec un système manuel. Une petite fiche de 12 cases est allouée à chaque médicament répertorié et est mise de côté lorsqu'une commande supplémentaire doit avoir lieu. On incrémente alors sur la fiche le nombre de commande effectuée et on change de case chaque mois. Tout les 6 mois, on efface les 6 dernières cases de manière à conserver les 6 cases vides et les données des 6 derniers mois.

Il n'y a pas réellement de règle de renouvellement des médicaments. Chaque employé s'occupe lui-même de passer une commande quand bon lui semble et de la quantité qu'il souhaite. Ceci multiplie les risques d'erreurs dues au facteur humain, car chaque employé possède sa propre interprétation de la quantité et du moment où faire ses renouvellements.

(b) Livraisons des médicaments

Lorsque le pharmacien souhaite renouveler un médicament, il prend donc la fiche et passe commende au grossiste de la référence du médicament et de la quantité souhaité.

La livraison de médicaments a lieux trois fois/jours : matin, midi, et soir. Elle est donc relativement fréquente. Par conséquent, le pharmacien possède une forte réactivité vis-à-vis de ces stocks de médicaments.

Une facture lui est envoyée par décade dans le mois (tous les dix jours) de toutes les commandes effectuées. Ainsi, il est clair que le pharmacien doit parvenir à commander le moins de fois possible le même médicament par facture reçue (réduction plus importante).

(c) Sorties du stock

Lorsqu'un médicament est vendu, le pharmacien utilise un logiciel informatique qui référence les coordonnées du client et autres informations utiles pour les remboursements de la sécurité sociale et autres mutuelles.

4. Discussion

On a donc démontrer l'importance de la gestion des stocks dans l'introduction et vu qu'une mauvaise gestion entraînée un gaspillage d'argent facilement évitable. Il existe de nombreux logiciels de gestion de stock de médicament assistée par ordinateur, mais ceux-ci sont relativement coûteux et ne sont pas aussi performant que l'expérience humaine. Donc, l'investissement dans ce type de produit ne fait pas parti de la politique de la pharmacie.

En ce qui concerne la méthode de fiche, elle montre elle-même ses limites dans le sens où elle laisse libre court à de nombreuse erreurs d'interprétation lors des commandes par chacun des employés. De plus cette méthode demande une forte connaissance et expérience du milieu pharmaceutique. En effet un employé débutant serait bien dépourvu devant un tel système et on peut supposé que le risque d'erreur de commande, dans un tel cas, serait très important. De plus se système possède l'énorme inconvénient de détruire les données tous les 6 mois, même si a priori, celles-ci ne sont pas directement utiles à la gestion de la pharmacie. Dans les points positifs, on peut noter la grande adaptabilité de cette méthode aux différentes crises (épidémies, nouveau médicament)

5. Solutions à envisager

Pour commencer une étude d'optimisation de cette problématique, il semble nécessaire de procéder à une collecte de données pour, par la suite, approfondir l'étude statistique. On voit bien qu'avec la méthode actuelle on procède à une destruction des données tous les 6 mois. Or, on pourrait facilement utiliser l'outil informatique pour stocker les données en utilisant les informations des commandes grossistes (on sait ce que l'on a acheté et quand on l'a acheté) et les informations liées aux ventes faites (on sait aussi ce que l'on a vendu et quand on l'a fait). Avec ces deux données on peut obtenir en l'évolution des stocks en temps réel.

Il serait aussi intéressant de noter les demandes clients qui ne peuvent être satisfaites par le pharmacien car il n'y a pas les stocks nécessaires d'un médicament, ainsi que les perte engendrées par la péremption des médicaments. Chose qui ne sont pas réalisées actuellement.

Une fois la collecte statistique réalisée sur plusieurs années (saisons), on peut faire bon nombre d'opérations et de manipulations pour utiliser ces informations : % génériques vendus, regarder l'évolution avec les épidémies, lors de saisie noter aussi les médecins prescripteurs et observer les us et coutumes de chacun. Néanmoins le but ultime consiste à classer, d'après la méthode Pareto, le type de médicament selon 3 classes distinctes :

Classe A	Articles à forte rotation 20% des articles pour 80 % des mouvements
Classe B	Rotation moyenne 40 % des articles pour 15% des mouvements
Classe C	Rotation faible 40 % des articles pour 5% des mouvements

La difficulté pour effectuer est qu'il ne faut pas se contenter de regarder les statistiques annuelles de consommation, mais qu'il faut garder une certaine réactivité : par exemple, un médicament peut être Classe C pendant l'été et devenir classe A pendant l'hivers. De même en cas d'épidémie d'une maladie, la consommation d'un médicament de la classe B peut d'un coup devenir anormale. Un médecin peut changer ses habitudes de prescription et orienter le client vers tel médicament ce qui fera augmenter sa commande dans la pharmacie voisine. Donc si les statistiques des dernières années vont permettre dans un premier temps de classer les médicaments dans une des trois classes, il faut réellement tenir compte de l'évolution des produits dans le temps et effectuer des mises à jour fréquentes. Il semblerait aussi judicieux de tenir compte du paramètre saisons et de différencier le classement par classe en été et en hivers.

Une fois le classement accompli, il serait intéressant de déterminer les limites de stocks (ie, la limite de boîte d'un médicament à partir de laquelle on doit repasser une commande), et les quantités à commander pour chacune des classes. Ces données peuvent être obtenues par voie mathématiques mais aussi par simple expérience personnelle d'un pharmacien d'une manière plus arbitraire. Dès lors, grâce à un code couleur (une classe correspond à une couleur), on peut généraliser et faciliter le travail de chacun des employés de la pharmacie en ce qui concerne les commandes à effectuer, à partir de quand, et en quelle quantité. Si on réalise dès lors de nouvelles prises de données concernant les demandes clients qui ne peuvent être remplies et les pertes engendrées par péremption des stocks, en pourra évaluer la pertinence de la méthode.

6. Estimation du coût de l'étude

En ce qui concerne le stockage des données : Le stockage par informatique ne coûte pas cher (un disque dur de 100 Goctets coûte environ 55 euros sur www.e-bay.com ). Il suffit de créer un programme prenant en compte les données choisies pour que lors de vente d'un produit, il soit référencé dans une base de données. Dans cette base de données, on pourra aussi noter les commandes et/ou livraisons effectuées ainsi que leur date et moment d'arrivée (matin/midi/soir). Ainsi grâce à un tableur on peut obtenir l'évolution des stocks au 3 moments de la journée. Ce travail peur être fait à moindre par l'intermédiaire d'un étudiant spécialisé en informatique dans le cadre d'un stage où d'un projet. La mise à jour de ces données demandera un peu d'implication personnelle de la part de chacun des employés mais ne devrait pas entraîner de surcharge de travail trop importante.

L'étude statistique nécessaire pour le classement parmi les différentes classes et l'étape la plus complexe compte tenu des différents paramètres. Pour ceci, il semble intéressant de se faire aider d'un spécialiste qui possède les connaissances adéquates. Ceci peut faire l'objet d'une mission de quelques semaine (1-3) et pour une telle personne et par conséquent coûterait entre 250-300 euros/semaine.

La mise à jour des classes peut être réalisée par un pharmacien expérimenté et la réalisation du code couleur possède un cout négligeable.