Optimisation du démarchage pour le gala de l'ENSAIT


par Elodie Guldner, Nathalie Rizoud et Olivia Varraso

Promotion 2005


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SOMMAIRE


I. Problématique

II. Mise en relation avec les élèves de l'école

III. Résultats

IV. Analyse et suggestion d'amélioration

V. Conclusion

I. Problématique

Les troisièmes année organisent et mettent en place un spectacle, le défilé du gala. Mais, ils ne s'occupent pas de savoir qui sera présent ou non dans le public.
Actuellement, ce démarchage n'existe pas, d'où la nécessité de le mettre en place.

1. Fonctionnement actuel

Il existe plusieurs sortes de démarchages. En premier lieu, le démarchage porte-à-porte. En second lieu, le démarchage auprès d'entreprises pour recherche de sponsors ou d'argent qui peut se faire par téléphone, courrier, courriel et entretiens.

2. Proposition d'optimisation

Quelques conseils pour mener l'étude à bien :

Il faudrait commencer par savoir si il y a des étudiants de premières et deuxième année prêts à s'investir et à nous aider dans cette démarche. Il y va de leur propre intérêt car il s'agit là d'un très bon moyen pour rencontrer des professionnels de l'industrie textile et commencer à tisser un réseau de connaissances.
Le but principal est que les donneurs d'ordre entendent parler de l'école et puissent rencontrer quelques étudiants. Même si ces personnes ne peuvent pas se déplacer pour le gala, elles auront eu une occasion de découvrir l'ENSAIT et ses activités. Le gala agit comme un prétexte pour faire la publicité de l'école auprès des personnes haut placées.
Pour effectuer efficacement le démarchage, nous allons nous aider de l'annuaire des anciens de l'ENSAIT. Il faut toucher leur patron à travers eux. De plus, il faudra s'assurer que chaque apprenti invite personnellement le dirigeant de son entreprise.
Nous allons également essayer de nous procurer la liste des entreprises dans lesquelles des étudiants de l'ENSAIT ont déjà effectué des stages. Il sera plus facile de cibler ces entreprises en passant par des élèves qu'elles connaissent déjà. Par exemple, M. Y, PDG de l'entreprise X, est une des nombreuses personnalités à contacter. Une élève a réalisé un stage l'an dernier dans cette industrie, il est donc évident que ce soit elle qui l'invite au gala. Par ailleurs, pour étoffer notre liste de contact il faudra demander à ces personnes qui sont les gens à inviter selon eux.
Il ne faut pas seulement inviter les professionnels du textile mais également les décideurs institutionnel, à savoir le préfet, le sous-préfet, les présidents des conseils régional et général, le maire...
Il faudrait se renseigner pour savoir combien de personnes travaillent à l'organisation du gala. En effet, l'école se transforme en entreprise durant la préparation de la soirée et il serait judicieux d'en connaître son effectif.
Pour le compte rendu final, il faudra prendre garde d'anonymer le tout.
En ce qui concerne les problèmes de confidentialité la seule exigence sera de s'assurer auprès de la direction de l'école que le contenu du site web soit conforme à la politique de l'école.

II. Mise en relation avec les élèves de l'école

1. Elèves de 2ème et 3ème années.

Nous nous sommes dans un premier temps renseignés auprès de l'école suite à l'entretien du 05/02/2005 sur tous les élèves de 2ème et 3ème années. Nous avons obtenu la liste de chacun des élèves avec l'entreprise dans laquelle chacun a effectué son stage durant l'été 2004. Nous avons ensuite sélectionné les entreprises que nous voulions contacter. Nous avions ainsi 12 grandes entreprises (X1 à X12) parmi 16 élèves de 3ème année (E1 à E16), et 7 grandes entreprises (X'1 à X'7) parmi 10 élèves de 2ème année (E'1 à E'10).

Entreprises Elèves de 3ème année
X1 E1
X2 E2 & E3
X3 E4
X4 E5
X5 E6 & E7
X6 E8
X7 E9
X8 E10
X9 E11 & E12 & E13
X10 E14
X11 E15
X12 E16

Entreprises Elèves de 2ème année
X'1 E'1
X'2 E'2
X'3 E'3
X'4 E'4
X'5 E'5
X'6 E'6 & E'7 & E'8 & E'9
X'7 E'10







Dans un deuxième temps, nous nous sommes mis en relation avec ces élèves soit par mail, soit par contact direct courant mi-janvier en leur expliquant bien la problématique.

2. Elèves de 1ère année.

Fin janvier, nous avons appris que les élèves de 1ère année remettent à jour l'annuaire des anciens en appelant les anciens de l'ENSAIT. Nous avons alors pensé que cela pourrait être une bonne occasion pour essayer d'entrer en contact avec les directions de grandes entreprises. Nous avons ainsi contacter les élèves de 1ère année en leur demander lors de leur entretien téléphonique avec les anciens de l'école de leur demander soit le numéro direct de la direction, soit de demander à l'ingénieur ENSAIT de parler du gala de l'école à sa direction.

III. Résultats


Les élèves contactés ne se sont pas tous sentis concernés par notre demande. Nous avions pourtant insisté sur le fait que cette démarche pouvait être bénéfique pour eux. En effet, l'intérêt est de faire connaître l'école et ses étudiants.
Les résultats que nous avons obtenus sont les suivants:

élève E1 : l'entreprise X1 qui n'est pas une entreprise textile mais aéronautique a répondu que le gala ne l'intéressait pas, étant donné qu'il ne présente aucun intérêt pour son activité principale.

élève E11 : cet élève nous a donné le contact de la direction de l'entreprise E9 ainsi que celui de son tuteur industriel (qui est un ancien de l'école).
Il ne voulait pas les appeler lui-même. Nous avons donc pris contact avec ces personnes. Le tuteur industriel nous a confirmé qu'il viendrait au gala (comme quasiment chaque année).
Le PDG a semblé intéressé et satisfait de notre démarche mais il n'a pu se rendre au gala, étant donné qu'il avait déjà un autre événement de prévu ce soir-là.

élève E15 : cette élève nous a donné la même réponse que l'élève E11. Nous avons contacté le PDG de cette grande entreprise textile. Il nous a répondu qu'il était géographiquement impossible pour lui de se rendre au gala, étant donné que son entreprise ne se situe pas du tout dans la région lilloise.


Par manque de temps, nous n'avons pas pu aller à la rencontre d'autres PDG de l'industrie textile. De plus, nous n'avons pas pu mettre en place un système efficace pour recenser le soir du gala les personnes présentes ou non.

Cependant, au cours de la soirée nous nous sommes rendues compte que de très nombreux anciens de l'école étaient présents, plus que les années précédentes.
Nous pouvons donc penser que l'action de mise à jour de l'annuaire menée par les premières années a été efficace. Ce fait est encourageant car nous pouvons en déduire que les dirigeants de ces anciens ont entendu parler du gala.

Les résultats que nous avons obtenus sont flous et approximatifs, essentiellement par manque de temps et par le peu de motivation dont on fait preuve les autres étudiants.

IV. Analyse et suggestion d'amélioration


1. Analyse

A la suite de cette étude, nous pouvons constater que le manque de temps à jouer sur le bon déroulement de l'opération et surtout sur la motivation des élèves à y participer.
En effet, le fait de commencer ce travail de démarchage un mois avant le gala n'est motivant pour personne, car nous savons à l'avance que la réponse sera, dans la majorité des cas, négative; les donneurs d'ordre ont en général un emploi du temps prévu sur des mois.
Nous aurions donc dû prendre en compte:

- le temps de recherche d'informations: entreprises dans lesquelles les élèves ont effectué leurs stages, les diverses missions lancées par l'école (en l'occurrence, ici, la remise à jour de l'annuaire des anciens), coordonnées des décideurs institutionnels de la région

- nous devons considérer une certaine durée pour trouver le moyen de motiver les élèves à participer à cette opération. Ceci n'était donc pas réalisable dans le cadre du cours de recherche opérationnelle.

Les résultats obtenus sont donc compréhensible compte tenu du temps imparti.
De ce fait, nous avons envisagé, dans le chapitre suivant, les tâches à effectuer pour ce projet en considérant une durée d'opération plus large.

2. Suggestion d'amélioration.

Dans un premier temps, il faut mettre en place un groupe de personnes qui n'appartient ni au bureau du gala, ni à l'organisation du défilé, ni à un bar ou à l'entrée.
De ce fait il faudrait que le groupe soit constitué de personnes de première année et de deuxième année.
Nous avons en effet vu qu'en tant qu'élèves de troisième année nous n'avons pas de temps lors de la préparation et de la soirée du gala.
Afin de mettre en place un tel groupe, il faudrait que le bureau du gala parle de ce démarchage dès leur première réunion au mois d'octobre. Il devrait demander à des deuxième et première années de constituer un groupe "démarchage" du gala.
Ce groupe pourrait être composé de trois à cinq élèves.

Dans un deuxième temps, après la constitution du groupe, il faudrait que ces élèves commencent leur démarchage.
Tout d'abord, ils pourraient faire des réunions avec toutes les promotions en leur expliquant leur projet, et en demandant à tous ceux qui auraient des contacts dans l'industrie (textile, automobile, etc...), dans le gouvernement (préfet, ministre, etc..) de les mettre en contact avec ceux-ci.
Puis, ils pourraient se mettre en relation avec tous les élèves apprentis de l'école pour que ceux-ci les aident à prendre contact avec leur direction.
Ensuite, le groupe pourrait utiliser le listing des entreprises où les élèves de toutes les promotions ont fait leur stage, sélectionner les grandes entreprises textiles ou de l'industrie française. Puis, ils devraient se mettre en relation avec ces élèves, qui les mettront en contact avec leur tuteur, et ainsi essayer d'entrer en contact avec la direction des entreprises.
Enfin, le groupe du "démarchage" pourrait utiliser l'annuaire des anciens de l'école, et procéder de même qu'avant c'est à dire prendre contact avec des anciens qui pourront les mettre en relation avec la direction de leur entreprise.
Il faudrait que cette recherche de contacts se fasse durant le mois d'octobre et le mois de novembre.

A partir de décembre, il faudrait commencer à appeler les directions des grandes entreprises et à les rencontrer si celles-ci ne sont pas trop éloignées géographiquement de Roubaix.
Les élèves devront avoir en tête que le but principal est que les donneurs d'ordre entendent parler de l'école et puissent rencontrer quelques étudiants. Même si ces personnes ne peuvent pas se déplacer pour le gala, elles auront eu une occasion de découvrir l'ENSAIT et ses activités. Le gala agit comme un prétexte pour faire la publicité de l'école auprès des personnes haut placées.

Courant du mois de janvier, il faudrait que la plupart des entreprises choisies aient été appelées.
Le groupe devrait créer un listing pour les années suivantes avec les coordonnées des contacts obtenus, mais également avec les réponses suite aux appels, et/ou rencontre avec la direction.
C'est à dire faire trois type de classement:
- les entreprises (ou personnes) qui ne sont pas intéressées par l'école/le gala
- les entreprises (ou personnes) qui ne peuvent pas se déplacer pour le gala mais qui ont entendu parler de l'école grâce à la prise de contact
- les entreprises (ou personnes) qui ont dit qu'elles viendraient pour le gala

Ensuite, il faudrait trouver un moyen pour savoir lors de la soirée qui est venu, et qui n'est pas venu. Une grande partie des personnes qui viennent au gala effectuent une réservation. Le groupe du "démarchage" pourrait donc en s'aidant des élèves qui s'occupent de l'entrée lors du gala connaître le noms des gens qui sont présents et ainsi les rencontrer lors de la soirée.
Enfin, suite au spectacle, ajouter au listing les personnes présentes.


Tableau récapitulatif

Mois A faire
Début octobre Créer un groupe "démarchage" de 3 à 5 personnes
composé de 1ère et 2ème année à la demande du gala
Octobre - Novembre Recherche de contacts:
- contacts des élèves de l'école dans l'industrie ou le gouvernement
- contacts par les apprentis
- listing des entreprises où les élèves ont effectués leurs stages
- annuaire des anciens de l'école
Décembre Se mettre en relation avec les directions
Janvier Créer un listing avec les coordonnées
des contacts et classer les entreprises
Février Gala
Après le gala, ajouter sur le listing les personnes présentes

V. Conclusion

Même si nous n'avons pas pu mener le projet à son terme, il nous a semblé très important de commencer à le développer.
En effet, cette démarche est très bénéfique pour l'école et pour son image. Les étudiants ont tout intérêt à creuser cette idée et à la mettre en place de manière approfondie.
De plus, cette initiative permettra de créer et d'accroître un réseau d'entreprises, qui pourra ensuite être utilisé pour les recherches de stages ou de premiers emplois. Nous espérons que dans les années à venir, les étudiants de l'ENSAIT comprendront l'importance de ce projet.



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